Was ist Calendly?

Calendly ist eine cloudbasierte Software zur Terminplanung, die den Prozess der Vereinbarung von Meetings zwischen Parteien automatisiert und vereinfacht. Anstatt endlose E-Mail-Ketten zu führen, um einen passenden Termin zu finden, können Nutzer einen personalisierten Kalender-Link erstellen und teilen. Eingeladene Personen können dann einfach einen verfügbaren Zeitpunkt auswählen, der automatisch in die verbundenen Kalender aller Beteiligten eingetragen wird. Die Plattform ist darauf ausgelegt, administrative Aufgaben zu reduzieren, Zeit zu sparen und einen professionellen, reibungslosen Scheduling-Prozess für Einzelpersonen, Teams und große Unternehmen zu bieten.

Hauptfunktionen

- **Kalender-Integrationen:** Automatische Synchronisation mit bis zu sechs Kalendern (wie Google Calendar, Outlook, iCloud) für Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeige.

- **Anpassbare Event-Typen:** Erstellung verschiedener Meeting-Typen (z.B. 30-minütiger Anruf, 60-minütige Beratung) mit spezifischen Dauer, Puffern und Vorlaufzeiten.

- **Intelligente Planungsregeln:** Festlegung von Verfügbarkeitszeiten, Pausen zwischen Terminen, maximaler Buchungen pro Tag und Zeitzonen-Intelligenz.

- **Einbettungs-Optionen:** Einfaches Teilen des Planungs-Links per E-Mail oder Einbettung in Websites, Landing Pages und E-Mail-Signaturen.

- **Videokonferenz-Anbindung:** Automatische Erstellung von Meeting-Links für Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet bei der Buchung.

- **Team-Planungsfunktionen:** Round-Robin- und Collective-Event-Typen, um Meetings an das richtige Teammitglied weiterzuleiten.

- **Erinnerungen und Follow-ups:** Automatische E-Mail- oder SMS-Erinnerungen an Gastgeber und Teilnehmer, um Absagen zu reduzieren.

- **Leistungsanalyse:** Einblicke in Booking-Metriken wie gebuchte Meetings, beliebteste Zeiten und Einladungs-Quellen.

Anwendungsfälle

- **Vertriebsteams:** Vereinfachung der Buchung von Demo-Terminen mit potenziellen Kunden direkt von der Website oder aus E-Mails heraus.

- **Recruiting & Personalvermittlung:** Effiziente Koordination von Vorstellungsgesprächen zwischen Kandidaten und mehreren Interviewern.

- **Berater & Freiberufler:** Professionelle Abwicklung der Terminvereinbarung mit Kunden für Beratungen, Onboarding oder Feedback-Sessions.

- **Bildungseinrichtungen & Coaches:** Planung von Sprechstunden, Beratungsgesprächen oder Probestunden für Schüler und Klienten.

- **Kundensupport:** Ermöglichung für Kunden, selbstständig Support-Termine zu buchen, ohne langen E-Mail-Austausch.

- **Interne Teamkoordination:** Schnelle Planung interner Meetings, Team-Besprechungen oder 1:1-Check-ins ohne Kalender-Chaos.

Häufig gestellte Fragen

- **F: Ist Calendly kostenlos?**

A: Ja, Calendly bietet einen kostenlosen Basis-Tarif für Einzelpersonen mit grundlegenden Funktionen. Für erweiterte Funktionen gibt es kostenpflichtige Pläne.

- **F: Mit welchen Kalendern kann Calendly synchronisieren?**

A: Calendly kann mit Google Calendar, Outlook, Office 365 und iCloud Kalendern synchronisieren, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

- **F: Kann ich Calendly in meine Website einbetten?**

A: Ja, Sie können Ihren Planungs-Link oder einen Einbettungs-Code in Ihre Website, Ihr Blog oder Ihre Landing Page einfügen.

- **F: Unterstützt Calendly Gruppentermine?**

A: Ja, mit den kostenpflichtigen Plänen können Sie Collective Events erstellen, bei denen mehrere Personen gleichzeitig einen Termin buchen.

- **F: Gibt es eine mobile App?**

A: Ja, Calendly bietet mobile Apps für iOS und Android, um Termine auch unterwegs zu verwalten.

Preispläne

- **Free:** Für Einzelpersonen. Enthält 1 Event-Typ, eine Kalenderverbindung und grundlegende Integrationen.

- **Standard (ca. 10€/Sitzplatz/Monat, jährliche Abrechnung):** Für Fachleute & kleine Teams. Enthält unbegrenzte Event-Typen, 6 Kalenderverbindungen, Erinnerungen, Meeting-Polls und Integrationen mit Videokonferenz-Tools.

- **Teams (ca. 16€/Sitzplatz/Monat, jährliche Abrechnung):** Für wachsende Unternehmen. Enthält alle Standard-Funktionen plus Team-Planungsfunktionen (Round Robin, Collective Events), automatisierte Ereignisrouting, Salesforce- und LinkedIn-Integrationen.

- **Enterprise:** Für große Unternehmen. Individuelle Preise (ab ca. 15.000€/Jahr). Bietet erweiterte Sicherheit, Compliance, SAML-SSO, Skalierbarkeit, dedizierten Support und maßgeschneiderte Integrationen.

Vor- und Nachteile

Pros:

- Äußerst benutzerfreundlich und schnell einzurichten.

- Spart enorm Zeit durch Automatisierung des E-Mail-Austauschs für Terminfindung.

- Breite Palette an leistungsstarken Integrationen mit gängigen Tools.

- Skaliert gut von Einzelpersonen bis zu großen Unternehmen.

- Die kostenlose Version ist für grundlegende Bedürfnisse sehr nützlich.

Cons:

- Einige fortgeschrittene Funktionen (wie Team-Zuweisung) sind nur in den teureren Plänen verfügbar.

- Die Anpassungsmöglichkeiten des Booking-Formulars sind in den unteren Tarifen begrenzt.

- Für Nutzer mit sehr komplexen oder nichttraditio