¿Qué es Calendly?

Calendly es una plataforma de programación de reuniones inteligente que automatiza el proceso de coordinación de citas. En lugar del tedioso intercambio de correos electrónicos para encontrar una hora disponible, los usuarios comparten un enlace personalizado que muestra su disponibilidad en tiempo real, conectado directamente a sus calendarios digitales (como Google Calendar o Outlook). Los invitados pueden seleccionar una franja horaria que les convenga, y la reunión se agenda automáticamente para ambas partes, con recordatorios y opciones de integración con herramientas de videoconferencia. Es una solución conveniente para individuos, equipos y grandes organizaciones que buscan optimizar su tiempo y profesionalizar su proceso de reservas.

Principales Características

- Conexión de múltiples calendarios: Sincroniza hasta seis calendarios para mostrar tu disponibilidad real y evitar conflictos.

- Tipos de evento personalizables: Crea plantillas para diferentes tipos de reuniones (consultas, entrevistas, demos) con duración, horarios y preguntas específicas.

- Enlaces e incrustaciones: Comparte tu enlace de Calendly por correo, mensaje o incrustándolo en tu sitio web o página de aterrizaje.

- Integraciones potentes: Conecta con herramientas de videoconferencia (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams), CRM, y suites de productividad como Google y Microsoft.

- Reglas de programación inteligentes: Configura buffers entre reuniones, horarios de disponibilidad, límites diarios y diferencias horarias.

- Recordatorios y seguimientos: Envía notificaciones automáticas por correo o SMS para reducir las ausencias.

- Panel de administración y análisis: Para equipos y empresas, ofrece gestión de usuarios, permisos y reportes sobre la actividad de las reuniones.

Casos de Uso

- Profesionales independientes: Consultores, coaches o freelancers que necesitan gestionar citas con clientes de forma organizada.

- Ventas y marketing: Equipos comerciales que programan demostraciones de producto o reuniones de seguimiento con leads calificados.

- Reclutamiento: Profesionales de RRHH que coordinan entrevistas con múltiples candidatos e interlocutores de manera eficiente.

- Servicio al cliente: Para programar llamadas de soporte, consultas técnicas o reuniones de revisión con usuarios.

- Educación: Tutores y profesores que gestionan horarios de tutorías o sesiones de asesoría con estudiantes.

- Empresas de todos los tamaños: Desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones (como las del Fortune 500) para estandarizar la programación de reuniones internas y externas.

Preguntas Frecuentes

- P: ¿Calendly es gratuito?

R: Sí, Calendly ofrece un plan básico gratuito para uso personal con funciones esenciales. Para funciones más avanzadas, existen planes de pago.

- P: ¿Con qué calendarios se integra Calendly?

R: Se integra con Google Calendar, Outlook, Office 365 y iCloud para mostrar tu disponibilidad en tiempo real y evitar dobles reservas.

- P: ¿Puedo usar Calendly para programar reuniones de equipo?

R: Sí, los planes para equipos y empresas permiten programar reuniones colectivas (round robin, first available) y gestionar la disponibilidad de varios miembros.

- P: ¿Se pueden personalizar los recordatorios de las reuniones?

R: Sí, puedes configurar recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS que se envían a ti y a tus invitados antes de la reunión.

- P: ¿Calendly es seguro para empresas?

R: Sí, Calendly ofrece características de seguridad de nivel empresarial, incluyendo SSO, administración de usuarios, cumplimiento de normativas y protecciones de privacidad.

Planes de Precios

- Plan Básico (Gratuito): Para uso personal. Incluye un tipo de evento, conexión a un calendario e integración con Zoom.

- Plan Estándar (10 USD/asiento/mes, facturación anual): Para profesionales y pequeños equipos. Ofrece tipos de eventos ilimitados, recordatorios por SMS, páginas de programación personalizables y métricas de rendimiento.

- Plan Teams (16 USD/asiento/mo, facturación anual): Para empresas en crecimiento. Incluye todas las funciones del Estándar, más gestión de equipos, reuniones colectivas, Salesforce y HubSpot integrations, y soporte prioritario.

- Plan Enterprise (Personalizado, desde 15,000 USD/año): Para grandes organizaciones. Ofrece funciones avanzadas de seguridad, administración, cumplimiento, implementación personalizada y un gerente de éxito del cliente dedicado.

Pros y Contras

Pros:

- Extremadamente fácil de usar y configurar, con una curva de aprendizaje mínima.

- Ahorra mucho tiempo al eliminar los idas y vueltas por correo electrónico para coordinar horarios.

- Integraciones amplias y potentes con las herramientas de productividad y videoconferencia más populares.

- Escalable, desde planes individuales gratuitos hasta soluciones robustas para grandes empresas.

- Interfaz profesional que mejora la imagen ante clientes y contactos.

Cons:

- Las funciones más útiles para equipos y empresas están bloqueadas en l